【もう迷わない】ビジネス文書の書き方
ビジネス文書は大学でも習わないのに
社会に出てから急に求められるスキルだ。
かくいう私も「これどういう意味?」と指摘を受けることがある…。
説明してるつもりなのに理解されないことは誰にだってある。
入社して10年目の人でもまともな文書を書けない人がいる。
学校で習った作文や読書感想文とも違う、この独特な文書の書き方を、
紹介しようと思う。
1.ビジネス文書とは?
■仕事の情報について、情報の伝達や意思の確認のために作成される文書
◎種類:
・社内文書(稟議書、報告書、社内報など)
・社外文書(見積書、請求書、お礼状、挨拶文など)
※広義では、ビジネスメールもビジネス文書に含まれます。
◎目的:
①ビジネス情報を正確に伝える
(状況の連絡や報告など)
②読み手に行動を起こさせる
(今後の指示や相談、依頼など)
③書き手と読み手をつなぐ
(お礼文、取引文書など)
④記録する
(会議や打ち合わせ議事録、取引文書など)
◎どの目的で書かれた文書なのか、はっきりさせることで効力を発揮します。
2.やっちゃダメ!
■分かりにくい
■必要な情報が抜けている
■だらだらと長文を書いている
■文書形式やフォーマットに則っていない
これらはご法度ですな。
そして、「ビジネス文書の書き方」なんて調べると色んなもの出てくるけどあまり鵜呑みにしない方がいい。
なぜなら、そこで雄弁に語る講師はライターや記者、コンサル会社の人たちだ。
あなたの会社とは業種も職種も違うかもしれない。
結局のところ、何のための文章か?によって、書き方も留意点も変わる。
ビジネス文書の書き方として、参考にするのは問題ないが、ビジネス文書自体が幅が広すぎる。
そもそも、誰にとっても100点の文章はないのですよ。
例えば、世界的に有名な村上春樹さん。
彼の文章は海外でも人気ですね。
しかしながら彼の文章を読みにくいと思う人もいますね。
じゃあ結局どうしたらいいの?
3.以下の事を意識して書いてみよう
さて、ライターでも記者でもコンサル会社の人でもない、平凡サラリーマンワイが偉そうに講義してみるよ!!
①箇条書きに書いてみて!
まず、文章を書き始める前に、何について書くのか(その文書の目的は?)を考えてみよう。
そして箇条書きで要点を書き出してみよう。
この箇条書きは今から書く文章の設計図になるよ。
これをせずにいきなり書き始めると大抵失敗する。
私もよく「お前の文章は何が言いたいのか分からん!」と叱られました。
②箇条書きしたものに肉付けしてみて!
事前に要点をまとめておいた設計図を用意することで、骨子が出来上がります。
その骨子に肉付けをしていこう。
例えば①の目的が、「展示会への出展について」稟議書を書きたいのであれば、箇条書きにする骨子は以下のようにまとめられる。
- ○○展に出展したい
- 展示会概要は△△展示場、毎年通信業界が多く出展する日本最大級の展示会…
- 費用はトータル200万(出展料50万、ブースデザイン100万、デモ機他50万…)
- 目的は自社製品のPRと名刺獲得
- 目標は来場者予測の5%の300件名刺獲得、アフターフォローで費用の5倍の1000万売上、利益40%の400万
- テーマは「リモートワークをもっと身近に」
- キャッチコピーは「いつでもどこでも商談室」
- コンセプトは「どんなターゲットに、何の製品を、どうPRして、興味を持って貰えるか?」
- 「(誰に?)出張や外出が多いビジネスマンに」
- 「(何を?)社内PCと繋がるリモートタブレットを」
- 「(どのように伝える?)新幹線内で実際に使っている動画を見せて提案する」
- 「(興味を持たせる中身)新幹線内でも通信安定、メールチェックも社内サーバーへの接続もスイスイ!」
- 費用対効果は利益額400万、出展費用200万の200%を想定。すぐさま売上に繋がらない見込客の獲得も100件ほどと想定。
何でもかんでも肉付けすればいいわけじゃない。
上記の箇条書きには上司にとっては不要な情報も多分に含まれている。
コンセプトの中の具体的なアクションプランは今は要らない情報だ。
稟議書は会社の役員レベルが見る文書なので「忙しそうな人に、展示会の概要と出展期待効果を伝えて、出展を認めてもらう」ことが1番の最短ルートなはずだ。
時には肉付けし、時には削って、スマートな稟議書にしていこう。
③一文50文字以内にしてみて!
肉付けすると文章長くなる…そんな時は50字くらいで切るようにしてみよう。
そうすると読みやすくなるぞ。
ただ、ここで気をつけなければならないことがある。
- 主語は入ってる?ちゃんと述語に繋がってる?
⇒短くしようとしたあまり、主語消えると「これは結局何のこと?」と疑問を持たれることになる。ビジネス文書では疑問を持たせた時点で負けだ。
- 接続詞は最適なものを使えてる?
⇒例えば「○○だが△△」のとき、○と△は対立関係になっているか?まったく相関関係のない二文になっていないか?ついついやりがちなミスだ。気をつけよう。
- 50字で切ろうと奮闘した結果、全ての語尾が「~です、ます」とかなってない?
⇒これもやりがち。語尾が同じもの連続して3文くらいくると途端に幼稚な文章に見える。お前は小学生かwと自分でツッコミ入れながら直そう。
④改めて相手(読み手)の気持ちで読み返してみて!
ここまで推敲してくると疲れるよな。
しかし、改めて読み手の気持ちになって読み返してみよう。
例えば事情を全く知らない社長がいきなり読んでも内容が分かる?
どうしても書いてるうちに、自分は分かっているから、情報を省略して書きがちだ。
削ってしまった表現が誰かにとっては必要な情報かもしれないよ。
⑤(出来れば次の日に)読み返してみよう!
当日中に出せって言われてるケースもあるよな。
しかし、できることなら翌日にもう一度読み返してみることをおすすめする。
当日中にどうしても仕上げなければならない場合は仕方ないので、いったんリセットしてから読み直してみよう。
もし自分が何も知らない別部署の人間でも分かる表現になっているか、書いた文章を見返してみよう。
4.最後に
ビジネス文書は学校で習わない。
社会へ出たら急に求められるスキルだ。
だが、安心して欲しい。
最初からできるやつはほぼいない。
今はできてる人でも最初は書けなかったはずだ。
■文章をうまく書きたい人はどうしたらいいのだろうか?
数をこなせばきっと上手くなるが、毎回適当に書いてるだけならいつまで経っても下手くそなまま。
指導係の先輩も何を言ってるかよく分からない文書毎回添削させられたらウンザリだろう…。
直す側も毎回書き直していたらイライラするよな。
ていうか、どこでビジネス文書は学べばいいんだ!?
「ビジネス文書 書き方」とこで調べると、
新聞の社説を要約しろとか、
とにかく本を読めだとか、
巷には色々な勉強法が出回っているな。
新聞なんてそもそも取ってないし、本もただ読むだけでは文章決して上手くならないというのが私の持論だ。
かくいう私もビジネス文書に悩みすぎて、辛い想いをしてきた一人だ。
私は…これを読んだよ。
主語+述語が文章の基本だが、修飾語や接続詞など、文章には様々な要素が必要だよな。
一度初心にかえって、この本を読んでみて欲しい。
かなり易しく書いてある。
■悩んでる人へ
私文才がないから…とか思わなくていいぞ。
もうすぐ60歳のおじさんでも、30代のバリバリの人でも、ビジネス文書かけない人はたくさんいる。
ビジネス文書のいいところは才能の有無ではない。
分かりやすく書けるかどうか、だ。
そして、ちょっと意識すればあっという間に上手くなる。
例え東大出てようが、F欄大だろうが、ビジネス文書の才能は関係ないのだ。
むしろ無駄にIQ高いやつほど、行間を勝手に読んでしまって、自分だけにしか分からない複雑な文章を書いてしまうと思う。
誰が読んでも疑問が出ない文章を目指す!
これこそがビジネス文書の鉄板だ。
ぜひ実践してほしい!!
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